1. Integritetspolicy

1.1 Inledning

Roto Agency är en svensk digital byrå som hjälper små och medelstora företag att få fler kunder genom tjänster inom webbdesign, digital marknadsföring och rykteshantering.

Denna integritetspolicy beskriver hur Roto Agency behandlar personuppgifter när du besöker webbplatsen, kontaktar oss, begär offert, bokar möte, blir kund eller på annat sätt kommer i kontakt med verksamheten.

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och kompletterande svensk lagstiftning.

1.2 Personuppgiftsansvarig

Roto Agency bedrivs som en enskild näringsverksamhet.

Roto Agency är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy, om inte annat uttryckligen anges.

1.3 Vilka personuppgifter vi kan samla in

Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter:

• namn
• företagsnamn
• e-postadress
• SMS-nummer
• befattning eller roll hos företag
• faktura- och betalningsuppgifter
• uppgifter som lämnas i kontaktformulär, offertförfrågningar, bokningar, e-post eller möten
• teknisk information om enhet, webbläsare, IP-relaterad information, cookies, sidvisningar och användarbeteenden på webbplatsen
• kommunikation mellan dig och oss
• uppgifter som behövs för att leverera våra tjänster inom webbdesign, digital marknadsföring, rykteshantering, CRM, chatwidgetar, automationer och kunduppföljning

Vi samlar normalt in personuppgifter direkt från dig eller från ditt företag. I vissa fall kan uppgifter även komma från tredjepartsplattformar som används inom ramen för våra tjänster, till exempel Google, Meta, HighLevel eller liknande system.

1.4 Varför vi behandlar personuppgifter och rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

1.5 När vi är personuppgiftsbiträde åt våra kunder

När Roto Agency behandlar personuppgifter för en kunds räkning inom ramen för våra tjänster, till exempel i kundens CRM, kampanjer, formulär, chatwidget, automationsflöden eller system för recensionhantering, agerar vi normalt som personuppgiftsbiträde och kunden är personuppgiftsansvarig.

I sådana fall behandlar vi uppgifterna enligt kundens instruktioner och separat personuppgiftsbiträdesavtal kan ingås när det krävs.

1.6 Mottagare och kategorier av mottagare

Vi kan dela personuppgifter med följande kategorier av mottagare när det är nödvändigt för verksamheten:

• leverantörer av webbplattform, hosting, domän och formulär
• leverantörer av CRM, automationer och kommunikation, exempelvis HighLevel eller liknande tjänster
• annonserings- och analystjänster, exempelvis Google och Meta
• bokförings-, fakturerings- och betalningsleverantörer, exempelvis Bokio och anslutna betaltjänster eller banktjänster
• e-post- och kalenderleverantörer
• juridiska rådgivare, myndigheter eller andra aktörer när vi är skyldiga enligt lag eller när det krävs för att skydda våra rättsliga intressen

Vi säljer inte personuppgifter.

1.7 Tredjelandsöverföringar

Vissa av våra leverantörer kan behandla personuppgifter utanför EU/EES, exempelvis i USA. När sådan överföring sker använder vi lämpliga skyddsåtgärder enligt GDPR, exempelvis beslut om adekvat skyddsnivå, standardavtalsklausuler eller andra tillåtna skyddsmekanismer.

1.8 Lagringstid

Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för ändamålet med behandlingen eller så länge vi måste enligt lag.

Normalt gäller följande:

• kontaktförfrågningar och offertunderlag: upp till 12 månader efter senaste kontakt om ingen affärsrelation inleds
• kunduppgifter, projektmaterial och kommunikation: under avtalstiden och därefter så länge det behövs för support, dokumentation eller rättsliga anspråk
• bokföringsunderlag och fakturauppgifter: enligt gällande bokföringslagstiftning
• cookie- och analysuppgifter: enligt respektive verktygs inställningar och vår cookiehantering

1.9 Dina rättigheter

Du har enligt GDPR rätt att, när förutsättningarna är uppfyllda:

• få information om hur dina personuppgifter behandlas
• begära registerutdrag
• begära rättelse av felaktiga uppgifter
• begära radering
• begära begränsning av behandling
• invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse
• få ut uppgifter i ett strukturerat format i vissa fall
• återkalla samtycke när behandling grundas på samtycke
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss via robin@rotoagency.com.

1.10 Säkerhet

Vi vidtar rimliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring och otillåten spridning.

1.11 Barn

Våra tjänster riktar sig till företag och är inte avsedda för barn.

1.12 Ändringar

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy vid behov. Den senaste versionen finns alltid publicerad på webbplatsen.

1.13 Kontakt

Om du har frågor om denna integritetspolicy eller vår behandling av personuppgifter, kontakta: robin@rotoagency.com